Wie schreibt man eine 2. Mahnung im Familienbetrieb?

07 May 2024

Im Familienbetrieb geht es oft etwas persönlicher zu. Das gilt auch für das Thema Zahlungserinnerungen. Doch was, wenn eine Rechnung mal länger offen bleibt? Dann kann es schon mal vorkommen, dass man eine zweite Mahnung schreiben muss. Wie formuliert man diese am besten, ohne dabei die gute Beziehung zu den Kunden zu gefährden?

Die zweite Mahnung ist oft ein schmaler Grat zwischen freundlicher Erinnerung und notwendiger Bestimmtheit. Einerseits möchte man den Kunden nicht verärgern, andererseits muss der ausstehende Betrag ja beglichen werden. Die Herausforderung liegt darin, die richtige Balance zu finden.

Historisch gesehen war die Mahnung ein fester Bestandteil des Handels. Bereits in früheren Zeiten war es üblich, säumige Zahler schriftlich an ihre offenen Rechnungen zu erinnern. Die Bedeutung der Mahnung hat sich bis heute nicht geändert. Sie dient als wichtiges Instrument, um die eigene Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Doch wie genau formuliert man nun eine zweite Mahnung im Familienbetrieb? Zunächst einmal sollte man sich vergewissern, dass die erste Mahnung den Kunden auch wirklich erreicht hat. Manchmal gehen Rechnungen oder Zahlungserinnerungen auf dem Postweg verloren oder landen im Spam-Ordner. Ein kurzer Anruf kann hier Klarheit schaffen und die Situation oft schon entspannen.

Hat der Kunde die erste Mahnung erhalten, die Rechnung aber bisher nicht beglichen, ist es an der Zeit, die zweite Mahnung zu verfassen. Dabei gilt es, einige wichtige Punkte zu beachten.

Vorteile einer gut formulierten zweiten Mahnung:

Eine gut formulierte zweite Mahnung bietet mehrere Vorteile:

Erhöhte Wahrscheinlichkeit der Zahlung: Durch die erneute Erinnerung und klare Zahlungsaufforderung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung begleicht.
Wahrung der Kundenbeziehung: Ein freundlicher und verständnisvoller Tonfall in der Mahnung trägt dazu bei, die Kundenbeziehung trotz der offenen Forderung nicht zu belasten.
Professionalität: Eine gut strukturierte und klar formulierte Mahnung unterstreicht die Professionalität des Unternehmens.

Wie schreibt man eine zweite Mahnung? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Überschrift: Verwenden Sie eine eindeutige Überschrift, z. B. "2. Mahnung" oder "Zahlungserinnerung".
Anrede: Sprechen Sie den Kunden persönlich an.
Rechnungsdaten: Nennen Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag.
Zahlungsziel: Setzen Sie ein klares Zahlungsziel, z. B. 7 Tage.
Hinweis auf erste Mahnung: Weisen Sie darauf hin, dass es sich um die zweite Mahnung handelt.
Mögliche Konsequenzen: Weisen Sie auf die möglichen Konsequenzen bei Nichtzahlung hin, z.B. Mahngebühren oder die Einschaltung eines Inkassobüros.
Kontaktmöglichkeit: Bieten Sie dem Kunden die Möglichkeit, sich bei Fragen oder Problemen zu melden.
Freundliche Grußformel: Beenden Sie die Mahnung mit einer freundlichen Grußformel.

Beispiele für Formulierungen in der zweiten Mahnung:

* "Wir möchten Sie hiermit freundlich an die Begleichung der oben genannten Rechnung erinnern."

* "Leider haben wir bisher noch keinen Zahlungseingang verzeichnen können. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage."

* "Sollten Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie diese Mahnung bitte als gegenstandslos."

Häufige Fragen (FAQs) zur zweiten Mahnung:

1. Wie lange sollte man mit der zweiten Mahnung warten?

In der Regel wartet man ca. 14 Tage nach Versand der ersten Mahnung.

2. Kann man Mahngebühren berechnen?

Ja, die Berechnung von Mahngebühren ist zulässig. Die Höhe der Mahngebühren muss jedoch im Vertrag oder in den AGB geregelt sein.

3. Was tun, wenn der Kunde auch nach der zweiten Mahnung nicht zahlt?

In diesem Fall sollte man weitere Schritte in Erwägung ziehen, z. B. die Beauftragung eines Inkassobüros oder die Einleitung gerichtlicher Schritte.

Tipps und Tricks:

* Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden.

* Bleiben Sie sachlich und höflich.

* Vermeiden Sie Vorwürfe oder Drohungen.

* Bieten Sie dem Kunden immer eine Lösung an.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Schreiben einer zweiten Mahnung im Familienbetrieb eine Gratwanderung zwischen Bestimmtheit und Freundlichkeit ist. Es ist wichtig, die Balance zu finden, um die eigene Liquidität zu sichern, ohne dabei die Kundenbeziehung zu gefährden. Indem Sie die oben genannten Tipps und Formulierungshilfen beachten, können Sie Ihre zweite Mahnung so verfassen, dass sie den gewünschten Effekt erzielt, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.