Zeugnis schreiben für Mitarbeiter: Der ultimative Leitfaden

09 Aug 2024

Ein Abschied steht bevor, ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Was bleibt, ist die Erinnerung an die gemeinsame Zeit und – ein Arbeitszeugnis. Doch was auf den ersten Blick wie eine Formalität wirkt, birgt so manche Klippe. Wie formuliert man die Leistungen des Mitarbeiters präzise und dennoch wohlwollend? Welche Formulierungen sind im Zeugnis üblich und welche Fettnäpfchen gilt es zu vermeiden?

Die Kunst des Zeugnis Schreibens ist seit Jahrzehnten fester Bestandteil der Arbeitswelt. Bereits im Mittelalter dienten Urkunden als Nachweis für geleistete Arbeit, und auch heute noch spielt das Arbeitszeugnis eine gewichtige Rolle. Es ist mehr als nur ein Dokument – es ist die Visitenkarte eines Arbeitnehmers, ein Türöffner für neue berufliche Herausforderungen.

Doch genau hier liegt die Problematik: Die Sprache der Zeugnisse ist oft von versteckten Botschaften und kodierten Formulierungen geprägt. Was für den Laien nach Lob klingt, kann in den Augen eines erfahrenen Personalers eine versteckte Kritik sein. Daher ist es unerlässlich, die Feinheiten und Fallstricke des Zeugnis Schreibens zu kennen, um sowohl als Arbeitgeber als auch als Arbeitnehmer optimal aufgestellt zu sein.

Ein Arbeitszeugnis sollte immer wahrheitsgetreu, aber dennoch wohlwollend formuliert sein. Es beinhaltet in der Regel Angaben zur Position des Mitarbeiters, den Aufgabenbereichen, den gezeigten Leistungen und dem Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen. Dabei gilt es, eine neutrale und sachliche Sprache zu verwenden und auf persönliche Wertungen zu verzichten.

Doch wie gelingt es nun, ein aussagekräftiges und gleichzeitig wohlwollendes Zeugnis zu schreiben, das dem Mitarbeiter gerecht wird und gleichzeitig den Anforderungen der Arbeitswelt entspricht? Im Folgenden finden Sie wertvolle Tipps, hilfreiche Beispiele und klare Anleitungen, die Ihnen das Verfassen von professionellen Arbeitszeugnissen erleichtern.

Vorteile eines gut geschriebenen Arbeitszeugnisses

Ein gut geschriebenes Arbeitszeugnis bietet sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber zahlreiche Vorteile:

Für den Arbeitnehmer:
- Verbessert die Bewerbungschancen: Ein positives Zeugnis steigert die Attraktivität des Bewerbers für potenzielle Arbeitgeber.
- Stärkt das Selbstbewusstsein: Die Anerkennung der Leistungen und des Engagements im Zeugnis wirkt sich positiv auf das Selbstbild des Arbeitnehmers aus.
- Dient als Nachweis der Berufserfahrung: Das Zeugnis dokumentiert die ausgeübten Tätigkeiten und die Dauer der Beschäftigung.
Für den Arbeitgeber:
- Stärkt die Arbeitgebermarke: Ein fairer und wertschätzender Umgang mit ehemaligen Mitarbeitern wirkt sich positiv auf das Image des Unternehmens aus.
- Reduziert das Risiko von rechtlichen Auseinandersetzungen: Ein sorgfältig formuliertes Zeugnis minimiert das Risiko von Klagen durch unzufriedene Ex-Mitarbeiter.
- Verbessert das Betriebsklima: Ein respektvolles Arbeitsverhältnis zeigt sich auch im Umgang mit scheidenden Mitarbeitern und wirkt sich positiv auf die Motivation der Belegschaft aus.

Best Practices beim Zeugnis Schreiben

Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache, vermeiden Sie Umgangssprache und Fachjargon.
Strukturieren Sie das Zeugnis übersichtlich und logisch, verwenden Sie Absätze und Aufzählungen.
Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte: Aufgabenbereich, Leistungen, Verhalten und Erfolge des Mitarbeiters.
Formulieren Sie positiv und wohlwollend, vermeiden Sie negative Formulierungen und versteckte Kritik.
Achten Sie auf die korrekte Grammatik und Rechtschreibung, lassen Sie das Zeugnis vor der Übergabe Korrektur lesen.

Herausforderungen und Lösungen beim Zeugnis Schreiben

Herausforderung: Umgang mit leistungsschwächeren Mitarbeitern. Lösung: Konzentrieren Sie sich auf die positiven Aspekte, z. B. die Lernbereitschaft oder die Teamfähigkeit, und formulieren Sie die Leistungsbewertung zurückhaltend, aber dennoch wahrheitsgemäß.
Herausforderung: Vermeidung von Missverständnissen und Fehlinterpretationen. Lösung: Verwenden Sie eindeutige und allgemein verständliche Formulierungen, vermeiden Sie doppeldeutige Aussagen und bieten Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, das Zeugnis vor der endgültigen Fassung zu besprechen.
Herausforderung: Zeitdruck und hohe Arbeitsbelastung. Lösung: Planen Sie ausreichend Zeit für das Verfassen des Zeugnisses ein und nutzen Sie Vorlagen oder Textbausteine, um den Prozess zu beschleunigen.
Herausforderung: Mangelnde Kenntnisse über die rechtlichen Rahmenbedingungen. Lösung: Informieren Sie sich über die rechtlichen Vorgaben für Arbeitszeugnisse und holen Sie im Zweifelsfall rechtlichen Rat ein.
Herausforderung: Umgang mit sensiblen Daten und Informationen. Lösung: Behandeln Sie alle Informationen vertraulich und stellen Sie sicher, dass das Zeugnis nur den autorisierten Personen zugänglich gemacht wird.

Häufige Fragen zum Zeugnis Schreiben

Frage: Muss ich ein Arbeitszeugnis ausstellen? Antwort: Ja, der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen.
Frage: Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es? Antwort: Man unterscheidet zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Das einfache Zeugnis enthält lediglich Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung. Das qualifizierte Zeugnis bewertet zusätzlich die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters.
Frage: Kann ich im Zeugnis negative Aussagen treffen? Antwort: Grundsätzlich sollte ein Zeugnis wohlwollend formuliert sein. Negative Aussagen sind nur zulässig, wenn sie objektiv belegbar und für den neuen Arbeitgeber relevant sind.
Frage: Darf ich im Zeugnis den Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nennen? Antwort: Im Zeugnis selbst muss der Kündigungsgrund nicht erwähnt werden. Auf Wunsch des Arbeitnehmers kann er jedoch hinzugefügt werden.
Frage: Wie lange habe ich Zeit, ein Zeugnis auszustellen? Antwort: Es gibt keine gesetzliche Frist, jedoch sollte das Zeugnis zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden.
Frage: Kann ich ein Arbeitszeugnis nachträglich ändern lassen? Antwort: Ja, der Arbeitnehmer hat das Recht, ein bereits ausgestelltes Zeugnis berichtigen oder ergänzen zu lassen, wenn es sachlich falsch oder unvollständig ist.
Frage: Wo finde ich Hilfe beim Zeugnis Schreiben? Antwort: Es gibt zahlreiche Ratgeber, Online-Tools und Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen von Arbeitszeugnissen helfen können. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden.
Frage: Welche Fehler sollte ich beim Zeugnis Schreiben unbedingt vermeiden? Antwort: Vermeiden Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler, negative Formulierungen, subjektive Bewertungen und doppeldeutige Aussagen.

Tipps und Tricks zum Zeugnis Schreiben

Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers: Was sind die wichtigsten Informationen, die der potenzielle Arbeitgeber über den Bewerber erfahren möchte?
Nutzen Sie aussagekräftige Verben und Adjektive, um die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters zu beschreiben.
Achten Sie auf eine einheitliche Formatierung und Schriftart.
Lassen Sie das Zeugnis von einer zweiten Person Korrektur lesen.
Bewahren Sie eine Kopie des Zeugnisses auf.

Das Verfassen eines aussagekräftigen und wohlwollenden Arbeitszeugnisses ist eine wichtige Aufgabe, die Sorgfalt und Aufmerksamkeit erfordert. Ein gelungenes Zeugnis ist nicht nur eine Formsache, sondern eine wertvolle Unterstützung für den weiteren Berufsweg des Arbeitnehmers. Indem Sie die vorgestellten Tipps und Tricks beherzigen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Zeugnisse den Anforderungen der Arbeitswelt gerecht werden und Ihre ehemaligen Mitarbeiter optimal auf ihrem Karriereweg unterstützen. Ein respektvoller Umgang miteinander zahlt sich aus – auch über das Ende eines Arbeitsverhältnisses hinaus.